智慧辦公室崛起 企業應關注的4件事

你能想像20年後的工作場所嗎？辦公室還會存在嗎？或是由個人空間組成的企業總部？員工之間會更加協同合作還是獨立作業？會變得更有生產力或更沒效率？甚至還會是人類嗎？

根據《2016 年戴爾與英特爾未來工作模式調查》報告顯示，亞太與日本地區近半數（45%）的受訪者期望未來五年內，將會在具備物聯網與其他科技的智慧辦公室內工作。尤其是與人工智慧（AI）相關的科技浪潮相當受到員工關注，致使多數人期盼科技在其工作場所扮演更重要的角色。

上述時程是否讓你感到驚訝？這些員工對科技的期盼確實會讓許多企業在未來幾年感到措手不及，亞太與日本地區就有42％的千禧世代員工認為，若自己任職的公司不具備足夠的高科技工具，他們將會選擇離職。因此，在員工擔心AI搶走工作的情況下，企業目前有兩個選擇：提供智慧辦公室或承擔頂尖人才流失的風險。

智慧辦公室到底是什麼？

在「智慧辦公室」崛起浪潮中，企業應關注四個重要面向：其一，智慧辦公室讓員工更聰明：即使23%的員工擔心自己會被AI取代或依賴AI，亞太與日本地區有21%的受訪者表示期盼運用AR/VR增進自己的技能，同時，亦有21％的受訪者表示AR/VR的3D視覺，能協助其啟發新想法或解決現有問題。例如， Upskill（APX Labs）開發出穿戴裝置軟體技術，讓員工能即時收到指令，立即檢驗其動作，並在工作的同時執行資料互動功能，以節省時間。

亞太與日本地區多數受訪者也認為AI能讓工作變得更容易，同時物聯網預測性維護解決方案亦可解決如無預警當機、整體設備效率、以及產品退貨等各種營運問題。這項調查結果表示IT部門該尋找適合的科技，以協助員工專注於高附加價值的工作，而非各部門的行政瑣事。

其二，智慧辦公室是高度連網且了解員工需求的生態系：超過三分之一的員工對於透過物聯網連結各裝置並即時分析資料，感到十分興奮。另一家創新企業 Comfy運用物聯網讓其員工直接連結該公司的空調系統，並能夠投票決定他們所處建築物區域的空調溫度。透過物聯網讓工作場所迎合員工偏好不僅是許多人最感興趣的地方，企業也能藉此降低能源消耗。

其三，支援遠端工作的智慧辦公室：另一項由戴爾科技集團針對工作模式轉型的調查顯示，亞太與日本地區有超過半數的企業認為他們需要更好的遠端IT支援。越來越多員工希望能運用多種不同裝置在多處地點工作，而無縫且安全的檔案分享以及協作功能，將能輔助未來面對面交流的需求。

其四，智慧辦公室讓員工連網更安全：員工對於使用多種裝置的需求日趨增長，逐漸成為一大安全難題，亞太與日本地區目前有71%的企業中面臨上述情況。近期WannaCry這類勒索軟體攻擊正說明了終端裝置是企業網路中防禦力最弱的環節。採用搭載更先進安全技術的最新裝置，不僅可確保增進員工連網的安全性，更不會減損生產力。

然而，問題在於即使有上述科技，員工認為企業最急迫要做的是提供可提升生產力的方法。據統計，運作緩慢或總是出錯的軟體和裝置，往往比開會或無效率的辦公室談話更浪費時間。

員工經驗和其對智慧辦公室的期盼緊密相關，也是所有企業應關注的重點。建議各企業盡可能提供可靠的軟體與裝置，以協助辦公室與遠端工作的員工，而非成為員工工作的阻礙。另外，企業應研擬長期資源投資計畫，尋找合用技術以留住人才。而若期盼優秀員工發揮最高績效，應投資有助生產力的科技。