20 %

讓一天有更多時間，是每個人難以實現的夢想。但如果你能挪出大量時間，例如高達20％的工作時間，專注在真正重要的工作上，情況會是如何？

過去3 年，我們研究如何讓知識工作者變得更有生產力，結果得到很簡單的答案：將不重要的工作剔除或分派給其他人，專注在具附加價值的工作。研究結果顯示，知識工作者耗費大量的時間（平均41％的時間）處理瑣事，這些工作產生的成就感很低，而且完全可以委由他人辦理。

既然如此，為何他們持續做這些事情？因為要擺脫工作，說起來比做起來容易。我們會出於本能地，緊抓著那些會讓自己很忙、因而覺得自己很重要的工作，而我們的上司總是設法用更少的力氣做更多的事，於是只要我們願意接受，就一直把工作丟給我們。

然而，我們相信問題是有辦法解決的。知識工作者若想變得更有生產力，可以這麼做：刻意思考自己如何運用時間，決定哪些工作對自己和組織最重要，捨棄或用創意的方式把剩下的工作外包給別人。

我們嘗試讓不同企業的15 位高階主管，嘗試採用上述的介入措施，結果發現，他們都能大幅減少執行低價值任務：每週文書工作時數平均減少6 小時，每週會議時間平均減少2 小時。整體來看，光是要求他們重新思考和調整手上的工作，就幫他們挪出近1/5 的時間（平均等同於一週有一個完整工作天），把省下來的時間專注用於更有價值的工作。

實務上該怎麼做？我們的流程稍微調整了典型的「開始／停止／繼續」做法，幫你對日常工作行事曆，做出微小但重大的改變。

步驟1：找出價值不高的工作

利用自我評估表（詳見P.177）檢視你所有的日常工作，決定哪些工作（a）對你或公司都沒有那麼重要； （b）相對容易捨棄、分派他人或外包。研究結果顯示，典型知識工作者的日常工作中，至少有1/4 屬於這2 大範疇，所以你應該鎖定每週最高可挪出10 小時。

參與研究的人，指出可剔除的工作範圍，例如如果保險公司主管賴特寧（Lotta Laitinen）很快就找出數個可捨棄的會議，以及日常行政工作；倫敦某小型科技公司執行長庫瑪（Shantanu Kumar）發現，自己過度參與專案規畫的細節；蘇伊士集團（GDF SUEZ）能源服務部門主管布萊特（Vincent Bryant），則是驚訝地發現自己把這麼多時間浪費在整理文件上。

步驟2：決定要捨棄、分派或重新設計

將低價值的任務分成3 類：即使現在停止不做也沒有負面影響的「快速取消」工作、輕易就可分派出去的「可卸下」的工作、需要重新徹底改造或審視的「長期重新設計」工作。

我們的研究參與者發現，這個步驟強迫他們仔細反思，自己對所屬機構的實際貢獻。法國巴黎銀行（BNP Paribas）主管巴徹塔（Johann Barchechath）回憶：「我退一步想，『我該一開始就做這件事嗎？我的部屬可以做嗎？他能勝任嗎？』這幫我釐清對銀行而言，重要的是什麼，對我而言，重要的又是什麼；還有什麼是根本就不該做的。」

步驟3：卸下工作

我們從很多受訪者口中聽到，分派工作在初期是最困難的工作，但最終的回報卻很值得。一位參與者說，他老是很擔心自己分派出去的工作，另一位則是告訴我們，他總是忘記要「逼迫、提醒和催促」獲得分派任務的員工。巴徹塔評論：「我學到分派任務的時機很重要；有時可能太早就把工作分派出去了。」